IMPARȚIALITATE·INTEGRITATE·EFICIENȚĂ
Strategia anuală de achiziție publică a Direcției Naționale Anticorupție pe anul 2017
1. Noțiuni introductive
În conformitate cu prevederile art. 11. alin. (3) din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitore la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, „Strategia anuală de achiziție publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică cuprinse în acestea, și se aprobă de către conducătorul autorității contractante”.
În temeiul dispozițiilor art. 11. alin. (1) din HG nr. 395/2016, Direcția Națională Anticorupție, prin Serviciul de Investiții, Achiziții și Administrativ – Compartimentul de achiziții publice, a elaborat strategia anuală de achiziție publică care cuprinde totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate de Direcția Națională Anticorupție pe parcursul anului bugetar 2017.
Conform art. 11. alin. (4) din HG nr. 395/2016, strategia anuala de achiziție publică la nivelul DNA se poate modifica sau completa ulterior, modificări/completări care se vor aproba conform prevederilor de mai sus.
Introducerea modificărilor și completărilor în prezenta Strategie este condiționată de identificarea surselor de finanțare.
Serviciul de Investiții, Achiziții și Administrativ a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informațiilor transmise de către structurile interne ale instituției precum și ținând cont de cel puțin următoarelor elemente estimative:
a) nevoile identificate la nivelul Direcției Naționale Anticorupție ca fiind necesare a fi satisfăcute ca rezultat a unui proces de achiziție, asa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate structurile din cadrul Direcției Naționale Anticorupție, prezentate în ANEXELE la prezenta.
b) valoarea estimată a achizițiilor corespunzătoare fiecărei nevoi;
c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă (compartiment specializat în achiziții publice) pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;
d) resursele existente la nivel de DNA și după caz necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziții publice.
În cadrul Strategiei anuale de achiziție publică la nivelul DNA a fost elaborat Programul anual al achizițiilor publice și Anexa privind achizițiile directe, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziții la nivel DNA.
2. Etapele procesului de achiziție publică care vor fi parcurse în anul 2017
2.1. Atribuirea unui contract de achiziție publică/acord-cadru este rezultatul unui proces ce se derulează în mai multe etape.
2.2. DNA în calitate de autoritate contractantă, prin Serviciul de Investiții, Achiziții și Administrativ – Compartimentul de achiziții publice trebuie să se documenteze și să parcurgă pentru fiecare proces de achiziție publică trei etape distincte:
a) etapa de planificare/pregătire, inclusiv consultarea pieței:
b) etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului/acordului - cadru:
c) etapa post atribuire contract/acord-cadru. respectiv executarea și monitorizarea implementării contractului/acord-cadru.
a) Etapa de planificare/pregătire a procesului de achiziție publică
- Această etapă se inițiează prin identificarea necesităților și elaborarea referatelor de necesitate și se încheie cu aprobarea de catre procurorul șef DNA a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor suport, precum și a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.
- Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și este obiect de evaluare în condițiile stabilite la art. 23 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achizițiilor în legătură cu:
a) relația dintre obiectul, constrângerile asociate și complexitatea contractului, pe de o parte, și resursele disponibile pentru derularea activităților din etapele procesului de achiziție publică, pe de alta parte;
b) procedura de atribuire aleasă, precum și modalitățile speciale de atribuire a contractului de achiziție publică asociate, daca este cazul;
c) tipul de contract propus și modalitatea de implementare a acestuia:
d) mecanismele de plata in cadrul contractului, alocarea riscurilor in cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităților pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligațiilor contractuale:
e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru, precum și orice alte elemente legate de obținerea de beneficii și/sau îndeplinirea obiectivelor DNA;
f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situațiile prevăzute la art. 69 alin. 2-5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și, după caz, decizia de a reduce termenele în condițiile legii, decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție, criteriul de atribuire și factorii de evaluare utilizați;
g) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităților DNA;
b) Etapa de organizare a procedurii și atribuire a contractului/acord-cadru începe prin transmiterea documentației de atribuire în SEAP și se finalizează odată cu intrarea in vigoare a contractului de achiziție publică/acord cadru.
Având în vedere dispozițiile legale în materia achizițiilor publice, DNA va realiza procesele de achiziție publică prin utilizarea resurselor profesionale proprii, resurse necesare celor trei etape mai sus identificate existente la nivel central.
Atunci când resursele proprii, datorate unor situații excepționale, nu permit întocmirea caietelor de sarcini/specificațiilor tehnice, prin excepție de la regula de mai sus, DNA va recurge la ajutorul unui furnizor de servicii de achiziție, selectat în condițiile legislației achizițiilor publice.
3. Programul anual al achizițiilor publice
3.1. Programul anual al achizițiilor publice pe anul 2017 la nivelul DNA se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de structurile DNA și cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică/acord-cadru pe care DNA intenționează să le atribuie în decursul anului 2017.
3.2. La elaborarea Programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2017 s-a ținut cont de:
a) necesitățile obiective de produse, servicii și lucrări, prezentate anexe.
b) gradul de prioritate a necesităților, conform propunerilor direcțiilor de specialitate:
c) anticipările cu privire la sursele de finanțare ce urmează a fi identificate.
După aprobarea bugetului propriu, precum și ori de cate ori intervin modificări in bugetul DNA, Programul anual al achizițiilor publice pentru anul 2017 se va actualiza, în funcție de fondurile aprobate.
3.3. Programul anual al achizițiilor publice pentru anul 2017 al DNA este prevăzut in ANEXA la prezenta Strategie și cuprinde cel puțin informații referitoare la:
a) obiectul contractului de achiziție publică/acord cadru:
b) codul vocabularului comun al achizițiilor publice (CPV)
c) valoarea estimată a acordului - cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziție, exprimată in lei fără TVA, stabilită în baza estimărilor direcțiilor de specialitate:
d) sursa de finanțare:
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziție;
f) data estimată pentru pentru inițierea procedurii:
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.
3.4 După aprobarea Bugetului pe anul 2017 și definitivarea Programului anual de achiziții publice pentru anul 2017 al DNA, în termen de 5 zile lucrătoare de la data aprobării, prin grija Serviciului de Investiții, Achiziții și Administrativ – Compartimentul de achiziții publice, se va publica semestrial, conform art. 12, alin. (6) din HG nr. 395/2016, extrase din Programul anual al achizițiilor publice in SEAP și pe pagina de Internet a instituției www.pna.ro.
De asemenea, semestrial se va proceda la publicarea in SEAP și a oricăror modificări asupra acestuia. Extrasele care se referă la contractele/acordurile-cadru de produse și/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. 1 și 5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, se vor publica în termen de 5 zile lucrătoare de la data modificărilor.
Serviciul de Investiții, Achiziții și Administrativ va proceda la revizuirea Programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2017 al DNA în vederea punerii de acord cu actele normative ce se vor elabora/aproba în legătură cu prezenta strategie, în termen de cel 15 zile de la data intrării lor în vigoare, sau în termenul precizat in mod expres in actele normative ce se vor elabora/aproba.
4. Sistemul de control intern
4.1 Având in vedere noua legislație privind achizițiile publice, ca document de politica internă, DNA prin Serviciul de Investiții, Achiziții și Administrativ consideră că sistemul propriu de control intern trebuie să acopere toate fazele procesului de achiziții publice de la pregătirea achiziției până la executarea contractului, iar cerințele efective trebuie diferențiate în funcție de complexitatea contractului de achiziție publică care urmează a fi atribuit.
De asemenea, având in vedere standardele de control intern pentru gestionarea efectivă a procesului de achiziții publice controlul intern va trebui sa includă cel puțin următoarele faze: pregătirea achizițiilor, redactarea documentației de atribuire, desfășurarea procedurii de atribuire, implementarea contractului.
4.2. Sistemul de control intern trebuie sa includă următoarele principii:
- Separarea atribuțiilor, cel puțin între funcțiile operaționale și funcțiile financiare/de plata, persoanelor responsabile cu achizițiile publice și departamentelor tehnice și economice, cerințe de separare a atribuțiilor care depind de alocarea cu personal la nivelul DNA respectiv de resursele profesionale proprii.
-„Principiul celor 4 ochi” care implica împărțirea clară a sarcinilor în doi pași: pe de o parte inițierea și pe de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite.
- Fundamentarea avizelor interne acordate de Serviciul Financiar, Buget, Contabilitate și Salarizare și Serviciul juridic, se bazează pe recomandări și observații de specialitate.
5. Excepții
5.1. Prin excepție de la art. 12 alin. (1) din HG nr. 395/2016, în cazul in care DNA va implementa in cursul anului 2017, proiecte finanțate din fonduri nerambursabile va elabora distinct, pentru fiecare proiect în parte un program al achizițiilor publice aferent proiectului respectiv, cu respectarea procedurilor de elaborare cuprinse în legislația achizițiilor publice, a procedurilor prevăzute în prezenta Strategie și a procedurilor operaționale interne a DNA.
5.2. Având in vedere dispozițiile art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice precum și ale art. 1 din HG nr. 395/2016, cu referire la exceptările de la legislația achizițiilor publice a achizițiilor de produse, servicii și/sau lucrări care nu se supun regulilor legale, DNA va proceda la achiziția de produse, servicii și/sau lucrări exceptate, cu respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziție publică respectiv nediscriminarea, tratamentul egal, recunoașterea reciprocă, transparența, proporționalitatea, asumarea răspunderii.
Astfel, DNA încheie protocoale/contracte pentru:
- Utilități energie electrică și termică:
- Utilități apă rece și canalizare;
- Închirieri de spații pentru sediile DNA conform procedurilor interne aprobate.
5.3 DNA va derula toate procedurile de achiziție numai prin sistemul electronic al achizițiilor publice SEAP. Utilizarea altor mijloace (offline) se va putea realiza numai în condițiile legii și numai pentru situațiile expres reglementate prin lege. Prin excepție de la regula on-line, procedurile de achiziție realizate pe baza procedurilor interne proprii, se vor realiza în sistem offline.
6. Prevederi finale și tranzitorii
6.1. Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor, va ține evidența achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări, precum și a tuturor achizițiilor de produse, servicii și lucrări, ca parte a Strategiei anuale de achiziții publice, și va duce la îndeplinire obiectivele și sarcinile stabilite prin prezenta Strategie anuală de achiziții publice a DNA.
6.2. Prezenta Strategie anuală de achiziții pe anul 2017 se va publica pe pagina de Internet www.pna.ro.
Șef Serviciu Investiții, Achiziții și Administrativ,